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11/9/2002:  Mettere in ordine la posta: rimbocchiamoci le maniche

           Sommario

 Le cose semplici ma importanti
L'archiviazione nelle cartelle
Il back-up della posta e le esportazioni
 Le regole per la posta in arrivo
Gestire gli account


LE COSE SEMPLICI MA IMPORTANTI
 
Quando arriva il momento, e questo avviene sempre più spesso, di fare ordine nella mia posta elettronica, devo armarmi di pazienza e tuffarmi tra le centinaia di mail di cui non so cosa farmene, frammiste a quelle importanti o che voglio conservare. Proprio in vista di questi momenti, per evitare di perdere più tempo del necessario per queste operazioni, sono solito smistare la posta man mano che arriva, cercando di eliminare subito il ciarpame. Ma questo non sempre è possibile e quindi la posta si accumula non letta.
 
Ecco alcuni semplici suggerimenti per facilitare questo compito.
  1. Contrassegnate nell'apposita colonna, con un click del mouse, la posta che deve essere conservata o che richiede la vostra attenzione in seguito. Se la colonna del contrassegno non è visibile usate (in Outlook) il menù Visualizza/colonne e poi spuntate la voce Contrassegno. Questa opzione è specifica per ogni cartella di posta quindi se l'attivate per la posta in arrivo dovrete farlo separatamente per quella inviata o archiviata. Se la colonna del contrassegno non risulta ben visibile, perché situata all'estrema destra del quadro, trascinatela (click premuto tasto sx del mouse), afferrandola per l'intestazione della colonna, verso la parte più a sinistra del quadro.
  2. Ricordiamoci che possiamo ordinare le mail come vogliamo: per Mittente, Oggetto, data, contrassegno, allegati ecc. sia in ordine crescente che decrescente; basta cliccare una o due volte sul titolo della colonna in base alla quale vogliamo fare l'ordinamento.
  3. Se il programma di posta o la sincronizzazione col palmare sono diventati lenti, probabilmente è dovuto all'eccessiva dimensione raggiunta dalla cartella della posta ricevuta: cancellate il superfluo dando la precedenza alle mail con allegati, quelle più ingombranti, usando l'ordinamento per allegato che le raggruppa tutte alla fine o all'inizio dell'elenco.
  4. Selezioniamo in blocco il maggior numero possibile di mail: dopo averle ordinate, per es. per mittente, troverò adiacenti tutte quelle di Pinco Pallino, mi posiziono sulla prima della serie e la seleziono, poi mi porto sull'ultima e tenendo premuto lo SHIFT (maiuscole temporanee) faccio click anche su questa: tutto il blocco risulterà selezionato. Col tasto CANC le elimino in blocco. Poniamo che nel blocco selezionato ce ne fosse una che voglio conservare, magari munita di bandierina di contrassegno, prima di cancellare, tenendo premuto il pulsante CTRL, faccio click su di essa per toglierle la selezione; rimarranno selezionate tutte le altre che potrò cancellare in blocco con il CANC. Ripeterò l'operazione anche per i mittenti Caio e Sempronio che notoriamente mi assillano di mail inutili. Con pochi colpi di mouse mi sono liberato di decine di mail.
  5. Anche l'ordinamento per Oggetto è molto utile nella fase di eliminazione o archiviazione: consente infatti di raggruppare fra loro categorie di mail simili. Per esempio gli Oggetti di InfoClub, al momento, iniziano sempre con Informazione -->, InfoHoax -->, InfoVirus -->, Alimentazione --> e InfoTour -->.
  6. Create nuove cartelle dove archiviare la posta, liberando il più possibile la cartella della posta in arrivo (vedere il paragrafo seguente).

L'ARCHIVIAZIONE NELLE CARTELLE
 
La maggior parte degli utenti di posta elettronica si limitano all'uso delle cinque cartelle precostituite:
Posta in arrivo
Posta in uscita  -  dove transita la posta che stiamo spedendo
Posta inviata    -  dove resta in copia la posta che abbiamo spedito
Posta eliminata -  il cestino
Bozze              - dove salviamo le mail che stiamo preparando per un futuro invio
 
ma ogni programma di posta consente, in effetti, di creare nuove cartelle in cui archiviare le nostre mail. Sarà quindi possibile smistare per categorie o mittenti le mail ricevute e spedite.
 
Vediamo come.
 
Se in Outlook ci posizioniamo sulla cartella denominata Cartelle locali, cliccandola col pulsante destro del mouse, dal menù contestuale che si apre possiamo scegliere la voce Nuova cartella. Nella finestra che si apre possiamo decidere il nome della nuova cartella (per esempio InfoClub). Avremo così una nuova cartella in cui archiviare le mail di InfoClub per poi ritrovarle raccolte insieme.
 
Per spostare le mail di InfoClub nella nuova cartella per prima cosa ordiniamo per mittente le mail nella cartella della posta ricevuta. Selezioniamo in blocco le mail che hanno per mittente InfoClubNews; possiamo ora fare due cose: o trasciniamo il blocco selezionato sulla cartella InfoClub appena creata o clicchiamo col pulsante destro del mouse sul blocco selezioniamo e scegliamo la voce Sposta nella cartella. Nella finestra che si apre sceglieremo la cartella di destinazione.
 
N.B.: E' molto importante ricordare che le cartelle create da noi sono cancellabili, mentre le cinque precostituite no. Questo comporta una maggiore attenzione sull'uso del pulsante CANC.
Mi è capitato di cancellare per errore un'intera cartella di posta archiviata credendo di cancellare una singola mail e questo perché non ho prestato attenzione a cosa era realmente selezionato prima di usare il pulsante CANC. Infatti era selezionata la cartella anziché la mail.
Fortunatamente avevo fatto di recente un backup degli archivi di posta e ho potuto recuperare la cartella in buone condizioni.
 


IL BACK-UP DELLA POSTA E LE ESPORTAZIONI
 
Il primo passo per impostare un backup della nostra posta è quello di individuare, con esattezza, in quale cartella il programma di posta, che stiamo usando, deposita le mail in ingresso e in uscita. In Outlook Express possiamo selezionare il menù Strumenti/Opzioni/Manutenzione e infine il pulante Archivia cartella. Si aprirà un box in cui troveremo il nome e il percorso completo della cartella attuale di archiviazione della posta.
Possiamo prenderne nota o fare una selezione e copia (con CTRL+INS).
Chiudiamo tutto, compreso il programma di posta, per andare a fare una copia completa della cartella.
 
Le indicazioni che seguono si riferiscono ad uno dei tanti metodi di copia che il sistema operativo e i programmi ad hoc mettono a disposizione per i backup.
 
Usando Windows 98 o Me (ma anche in NT, Windows 2000 e Windows XP ci sono procedimenti analoghi) si aprano le risorse del computer.
Dobbiamo ora raggiungere la cartella di cui abbiamo preso nota, selezionarla e, dal menù Modifica, scegliere Copia. (Chi ha usato la funzione copia per il nome della cartella, come indicato prima, potrà usare la barra degli indirizzi della finestra per incollarvi questo nome e si ritroverà all'interno della cartella in questione. Dovrà risalire di un livello per vedere la cartella come singolo oggetto, quindi selezionarlo e copiarlo).
Ora dobbiamo incollare la cartella in altra posizione sul disco o su un altro disco, se disponibile. Quando abbiamo deciso la collocazione di questa copia possiamo fare click col pulsante destro del mouse sullo sfondo della finestra delle risorse del computer e scegliere Incolla. (O usare la stessa funzione nel menù Modifica).
 
Abbiamo così effettuato una copia integrale degli archivi di posta, che potrà tornarci utile in caso di incidente.
 
Un altro modo di salvare la posta è quello di produrre tanti file di tipo .EML per quante sono le mail da salvare. Creiamo, con le risorse del computer, una nuova cartella Infoclub, posizionandola nel disco C o D, a piacere, magari come sottocartella di una cartella primaria a vostra scelta.
Ora, senza chiudere la finestra che mostra il contenuto della nuova cartella, richiamiamo Outlook e  dimezziamo le dimensioni della sua finestra.
Dopo aver selezionato tutte le mail di Infoclub, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse fino al termine dell'operazione, trasciniamo il blocco di mail al di fuori di Outlook e rilasciamoli sullo sfondo della nuova cartella. Con questa operazione abbiamo copiato tutte le mail selezionate nella cartella Infoclub di Windows. Qui appariranno come dei file con estensione .eml che, se cliccati, si apriranno come una normale finestra di mail ricevuta.
 
Un ultima annotazione sulla possibilità di esportare le mail verso altri programmi di posta Microsoft e non.
Nel menù File, sotto la voce Esporta, sono effettuabili le funzioni di esportazione di e-mail verso altri programmi (Outlook o Exchange) ma anche verso quei programmi che sono in grado di leggere gli stessi formati.
 


LE REGOLE PER LA POSTA IN ARRIVO
Prima di leggere questo paragrafo vi consiglio di leggere quello riguardante la creazione di nuove cartelle di posta (L'archiviazione nelle cartelle).
 
Per smistare in modo automatico la posta in arrivo ci si serve, in Outlook Express come in altri programmi di posta, delle regole per la posta in arrivo. L'obbiettivo è far si che il programma, all'atto dello scaricamento della posta, sposti le mail automaticamente nelle giuste cartelle di archiviazione, che avremo preventivamente creato.
Potremo quindi fare in modo che le missive di alcuni mittenti non entrino nel nostro PC o finiscano direttamente nella Posta eliminata, che alcuni notiziari tematici vengano raccolti nella giusta cartella, che alcune mail con particolari requisiti vengano inoltrate in automatico ad un indirizzo predefinito, che le mail di un certo mittente assumano, nel titolo, un colore predefinito per evidenziarlo. I requisiti che i messaggi da elaborare devono possedere possono essere rappresentati da un indirizzo, una parola nell'oggetto o nel corpo del messaggio, la presenza di allegati e altri.
 
In Outlook, per impostare le regole di posta, si usa il menù Strumenti/Regole Messaggi/Posta elettronica
quindi si fa click su Nuova per l'impostazione della prima regola.
 
Vediamo un esempio pratico.
 
Vogliamo spostare tutti i messaggi di InfoClub che arrivano nella cartella a loro destinata che abbiamo precedentemente creato tra le cartelle di posta. Questa cartella si chiama InfoClub.
Nella finestra dell'impostazione della regola di posta, nel primo riquadro, barriamo la casella "In cui la casella Da contiene contatti".
Nel terzo riquadro, dove si va componendo la regola di posta, appare una scritta:
<<in cui la casella Da contiene contatti>>
clicchiamo sulla scritta sottolineata e si apre una nuova finestra in cui possiamo impostare l'indirizzo del mittente, nel nostro caso infoclubnews@xxxxx.it. Poi premiamo il pulsante Aggiungi: l'indirizzo viene copiato nella casella sottostante che riepiloga tutti gli indirizzi coinvolti dalla regola.
Confermiamo con il pulsante OK.
Si torna alla costituenda regola di posta. Ora dobbiamo indicare, nel secondo riquadro, quale azione deve essere compiuta se la mail in arrivo corrisponde ai requisiti impostati nel primo riquadro.
Per questo mettiamo un contrassegno alla casella <<Sposta il messaggio nella cartella specificata >>. Nel terzo riquadro apparirà la scritta:

Sposta il messaggio nella cartella specificata

Per specificare in quale cartella spostare il messaggio fare click sulla parola sottolineata (Specificata) e scegliamo la cartella InfoClub dall'elenco che ci si presenta. Se la cartella non l'abbiamo già creata in precedenza possiamo farlo con il tasto "Nuova Cartella". Una volta selezionata la cartella di destinazione facciamo OK.

Ora la regola nel terzo riquadro apparirà così:

Applica la regola dopo l'arrivo del messaggio
In cui la casella Da contiene "infoclubnews@xxxxx.it"
Sposta il messaggio nella cartella InfoClub

Diamo ora il tocco finale alla nostra regola di posta: un titolo.

Nel quarto riquadro sarà apparso: "Nuova regola di posta elettronica n. 1"; sostituiamolo con il titolo "Sposta InfoClub" e confermiamo la regola dando OK 2 volte.

Dalla prossima sincronizzazione della posta la regola verrà applicata.

Create ora da voi le vostre regole di posta.

 


GESTIRE GLI ACCOUNT
 
Ci sono molti motivi per avere più di un indirizzo di posta o account. Ve ne propongo qualcuno:
  1. Se un indirizzo di mail smette di funzionare, per problemi legati al provider, si può continuare a scambiare posta usando l'indirizzo secondario su un altro provider.
  2. Se abbiamo un limite di dimensione complessiva messaggi sul primo indirizzo e questo si satura, possiamo continuare a ricevere mail sul secondario. Questo capita sovente quando andiamo in ferie e non interroghiamo la posta per molto tempo.
  3. Teniamo un indirizzo di posta per il lavoro di bassa lega (ricevere le news e le banalità) e uno per quello più nobile, cioè scambiare corrispondenza con le persone. Questo accorgimento ci permetterà di abbandonare l'indirizzo legato al ciarpame senza troppi ripensamenti qualora fosse rimasto l'unico sistema per smettere di ricevere posta indesiderata. Resta inteso che l'indirizzo primario non lo comunicherei che a persone di riguardo.
  4. Posso qualificare diversamente la posta che spedisco, in funzione dell'indirizzo che uso e che ho creato appositamente.
  5. Si può smistare più facilmente la posta ricevuta.
  6. Se ho una connessione lenta posso evitare di impegnare la linea per le banalità quando ho fretta di ricevere mail importanti.
  7. Spesso ad un indirizzo di mail vengono legate attività che rendono difficile non pubblicizzare l'indirizzo stesso. Mi riferisco all'uso di Messenger e ad altri sistemi di chat o comunicazione istantanea. In questi casi, se l'indirizzo è troppo noto, lo spam è inevitabile. Un indirizzo più privato assicura maggiormente l'operatività.
Se vi ha convinto qualcuno di questi motivi, probabilmente avrete la necessità di aprire uno o più nuovi account presso altri provider.
Quando si è in possesso dei nuovi dati dell'account, per configurarlo, occorre, in Outlook Express, aprire il menù Strumenti/Account/Posta Elettronica/Aggiungi/Posta Elettronica
Nella casella
Nome visualizzato
inserire un nome qualsiasi: in questa prima fase non viene recepito.
Il wizard prosegue chiedendoci l'indirizzo di posta elettronica completo.

nella casella <<Utilizza l'indirizzo già disponibile>>

Dopo aver inserito il nuovo indirizzo di e-mail clicchiamo su Avanti e nel quadro successivo ci viene richiesto l'inserimento del nome del server della posta in arrivo (per es.: pop3.tin.it) e nella casella successiva quello della posta in uscita ( per es.: smtp.tin.it). Questi parametri sono forniti dal provider.

Dopo averli inseriti si procede con Avanti.

Nel prossimo quadro viene richiesto l'identificativo dell'account e la sua password, cioè i dati di login con cui accediamo al nuovo server di posta. Dopo averli inseriti premere Avanti e poi Fine.

Resta aperto il riquadro con l'elenco degli account impostati, tra i quali troviamo quello appena inserito che si presenta col nome del server della posta in arrivo. Dobbiamo completare l'impostazione: selezioniamo questo account e clicchiamo il tasto Proprietà. Nella nuova finestra che si apre, se ci troviamo nella sezione "Generale", troveremo scritto, nella casella Account di posta elettronica, il nome del server della posta in arrivo; lo dobbiamo sostituire con un nome Account valido che ci permetta di riconoscerlo nella lista degli account (per es.: Riccardo R.).

Nelle informazioni sull'utente inseriremo il nome che vogliamo che appaia come mittente a chi riceve le mail e, nella cella Posta elettronica, l'indirizzo di posta completo, che ripeteremo più sotto, nell'indirizzo per le risposte, a meno di non voler dirottare le risposte su altro indirizzo.

Barrare poi la casella "Includi account alla ricezione o sincronizzazione dei messaggi": questo fa si che il programma, automaticamente e ripetitivamente se impostata la relativa opzione, interroghi l'account sul server per vedere se c'è posta.

Portiamoci ora nella sezione Server dove barriamo la casella "Autenticazione del server necessaria": questo ci permetterà di spedire posta con questo account anche se accediamo ad Internet da altro provider.

Abbiamo finito: facciamo OK e chiudiamo la finestra delle impostazioni account con Chiudi.

Da questo momento il nuovo account è operativo.

Per provarlo facciamo il seguente test:

prepariamo un nuovo messaggio; nella casella del mittente (Da: ) con l'apposita freccia espandiamo l'elenco degli account e scegliamo quello nuovo.

Nella casella del destinatario (A: ) digitiamo l'indirizzo del nuovo account, nell'oggetto mettiamo "Test" e facciamo Invia. Dopo un po' riceveremo sullo stesso account questa mail di test.

 

 

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